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CDI - Assistant(e) de Direction - Division Construction - H/F

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Administratif
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Reed Exhibitions
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REE00AP5 Requisition #

Dans le cadre d’un remplacement, Reed Expositions France recherche un Assistant de Direction (H/F) pour sa division Construction.

Missions :

Dans l'objectif de faciliter le fonctionnement de la Division Construction et d'accompagner le Directeur, vous serez en charge de :

• La gestion de l'agenda du Directeur de Division ainsi que l'organisation des réunions internes et externes,

• Le support de l'équipe en matière de gestion des déplacements pour une équipe d'une trentaine de collaborateurs,

• La gestion administrative de l’équipe (suivi des feuilles de temps pour remise à la DRH, gestion des demandes d’ouvertures de poste et accès ressources, distribution des fiches de paie, création du tableau des congés de l’équipe, organisation des entretiens annuels d’évaluation, suivi administratif des primes et avenants commerciaux, etc.)

• L’organisation des réunions, ainsi que la rédaction et diffusion des comptes rendus de réunions et divers documents,

• L'interface entre l'équipe et les interlocuteurs internes (RH, paie, services généraux, informatique, etc.).

• La gestion du courrier (réception, ventilation, suivi des échéances comme des éventuelles suites à donner),

• La participation à la mise en place des procédures administratives,

• Les commandes des cartes de visite et des fournitures, et le suivi de budget,

• L’envoi des invitations aux conférences de presse aux institutionnels,

• Gestion des visites officielles sur salon (protocole, invitations, parcours de visite, etc.)

• L’organisation des départs sur site de l’équipe

• L’organisation des évènements d’équipe (petit-déjeuner hebdomadaire, tournoi sportif, awards de la pâtisserie, etc.)

Vous vous montrez force de proposition quant à toute action susceptible de faire progresser votre périmètre en particulier, comme l'organisation de façon plus générale.

En marge de cette mission centrale, vous apportez un soutien administratif au Directeur de la Division.

Doté(e) d’une formation supérieure, vous justifiez d’une expérience professionnelle consolidée dans une fonction similaire.

Vous êtes reconnu(e) pour votre dynamisme, votre excellent relationnel et votre capacité d’adaptation.

Impliqué(e), disponible et rigoureux(se), votre capacité à créer des relations harmonieuses avec vos clients internes et externes et votre autonomie sont également des éléments garants de votre réussite.

Vous avez un sens aigu des priorités, de l’organisation et votre capacité de travail est grande.

Vous avez une très bonne maitrise du Pack Office.

Enfin, vous avez une bonne maîtrise de l’anglais.

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